בכל אירוע ישנם שלוש מרכיבים 1. אורחים 2. מארחים 3. אנשי המסביב הצלם, התזמורת, המלצרים וכדומה.
הכלל הראשון והחשוב ביותר זה ליצור אירוע שכלל המרכיבים שלו משתפים פעולה בנעימות ובאווירה כיפית.
כאן חשוב להדגיש שגם אם יהיה מלצר פחות נחמד אנשים מבינים שהוא בעיה קטנה בתוך אירוע מוצלח אבל חשוב במיוחד שהאורחים והמארחים ישתפו פעולה עם האירוע וירגישו נעים ונחמד.
נו אז איך יוצרים שיתוף פעולה באירוע?
ההבדל בין אורח למארח נעוץ באחריות לאירוע. אורח לא דואג לכלום באירוע ולא אחראי להצלחתו. מארח דואג שהאירוע ידפוק.
אחרי שהבנו שצריך רק לשמור על המעמד של האורחים שלנו ולתת להם להנות מכמה שעות בלי עול. צריך להבין איך עושים את זה, אז
חשוב שהאורח יראה שדאגנו להכול והוא מסודר על מלא למשך כל זמן האירוע, ככה אין לו עול רק הנאה וזכרו: כשנהנים משתפים פעולה, אתם תראו שהוא ייפתח ויזרום גם על דברים שקצת פחות מתאימים לו ביום יום.
חשבתם על הכול בשביל האורחים באירוע אבל צריך גם לתת להם להרגיש את זה על מלא.
קראו את המשך המאמר הזה איך תעשו לאירוע שלכם עיצוב ומראה שיכלול את מסר האירוע ואיך תתכננו את האירוע שלכם לפרטי פרטים. ככה גם האורחים וגם המארגנים ירגשו נפלא באירוע.
הרושם והתחושה הראשונים חשובים מאוד, לכן השתדלו ש"אורח ירגיש אורח" ו"מארגן ירגיש מארגן".
בשביל לתת רושם ותחושה של אורח אתם צריכים לדאוג שהמקום יהיה נקי ומסודר כשנכנסים לאירוע, השולחנות ערוכים, הבר מאורגן ואת השלטים כבר תליתם, גם המיתוג יהיה מונח במקומו.
ואל תשכחו שצריכים מישהו שיקבל את פניו בסבר פנים יפות. ככה האורח לא יתבלבל ויחשוב שהוא צריך להפוך לאחד מהמארגנים של האירוע.
לא פחות חשוב שהמארגנים יקבלו את מקומם ואת תחושת המארגנים. כן כן הם צריכים לקבל על זה פירגונים...
כי אתם המארגנים תהיו יותר רגועים ונינוחים וזה יעבור לכול המוזמנים שלכם לכן חשוב לתכנן את הדברים הבאים:
על פי רוב האירוע מתוכנן על ידי כמה אנשים לכן חשוב עוד יותר להעביר בין המארגנים תיכנון של סדר לפי רצף האירועים, מה בתחילת האירוע מה באמצע האירוע ומה בסוף האירוע. זה ימנע ממכם אי נעימות באירוע עצמו.
כל אירוע חייב ממש משהו שיעניין את האורחים וגם ירגש אותם אתם חייבים רגע או כמה רגעים מחוננים כאלה באירוע שלכם, אין כאן כללים בגלל שלכל משפחה יש את הקודים שלה שאף אחד לא יבין.
אז תכננו משהו שמתאים לרוב המשתתפים, מה עם השאר? אל תדאגו הם ירגישו חלק מהאירוע ולא ירצו להרוס לעצמם את התחושה הזאת.
אם אתם מודעים שיש איזה ילד או מבוגר שממש אוהב להרוס תנו לו להיות אחראי על התוכנית הזו. אתם תתפלאו עד כמה זה עובד.
עכשיו האירוע שלכם ייצא נפלא ומקסים.